Har du styr på dine backup rutiner?

Mangelfuld kan i værste fald koste en virksomhed dens overlevelse. Derfor er det vigtigt at have effektive backup rutiner på plads. I denne artikel ser vi på hvilke krav der bør stilles til virksomhedens backup rutiner.

En af de vigtigste funktioner når det gælder IT er backup. De færreste kan sove roligt hvis de ikke har en brandforsikring, men mange sover fint selv om de aldrig eller kun sporadisk tager backup. Sporadisk backup er endda næsten farligere end ingen backup overhovedet, da det giver en falsk tryghed. Derfor er det vigtigt at have faste rutiner og løbende revidere disse, da der kan være nye datakilder, eller områder som ikke var så vigtige tidligere ubemærket er blevet vigtigere.

1) Hvad tager vi backup af?
Hvad tager du backup af? Måske tager du backup af de data som findes i dit økonomisystem og det er alt. Så gør du nok lige som mange andre. Men hvad med al jeres korrespondance eller hvad med de tilbud I har lavet i Excel for ikke at nævne jeres e-mail. Ligger der ikke mange vigtige oplysninger i form af korrespondance, tilbud, dokumenter, passwords mv.? Hvad hvis alt dette forsvandt? Får I også taget backup af opsætningen af jeres computere? Mange går ud fra at hvis de har originalprogrammerne kan systemet altid genetableres men hvad med den tid der er brugt på at regne ud hvordan systemerne skal snakke sammen, hvordan printeren skal sættes op mv. Dette er viden som har kostet mange konsulenttimer og som sikkert vil koste mindst lige så mange timer hvis systemet en dag skal genetableres.

Find derfor ud af hvad I tager backup af og hvad I burde tage backup af.

Når dette er gjort skal hver enhed tildeles et navn. Hvis der er tre maskiner som hver har et systemdrev og et arbejdsdrev, så kald dem eksempelvis Jens.System, Jens.Arbejde, Ulla.System, Ulla.Arbejde, Karen.System og Karen.Arbejde. Når du har givet dem navne skal du tage backup af hele enheden og give backuppen et navn som Ulla.System.04.04.2002. Tag aldrig backup af en del af Ulla.System og kald backuppen Ulla.System.

2) Backup frekvens
Hvor tit der skal tages backup afhænger af:

1. Den hastighed hvorved data skabes
2. Omkostningerne ved at miste data
3. Omkostningerne ved at tage backup

I princippet kan man lave en matematisk model men oftest er det svært at sætte tal på. En forfatter der har skrevet et digt vil ofte have svært ved at genskabe det hvis det går tabt. Tab af data på et kontor kan medføre at tilliden til systemet daler så ting nedskrives på papir i stedet for at blive lagt ind i systemet.

I praksis vil det være en god idé at tage backup hver dag ved arbejdstids slutning, men det kan også være en god idé at en kopi i løbet af dagen hvis det drejer sig om kritiske data, eller hvis man lægger data ind hele dagen.

3) Hav en kopi på en anden geografisk location
Hvis du opbevarer alle dine backups et bestemt sted løber du risikoen for at miste dine data i forbindelse med tyveri, brand, oversvømmelse, medarbejdere som lige står og mangler et bånd eller diskette, forbytning af backup medier, sabotage mv.

Gør det derfor til en fast rutine med jævne mellemrum at tage en backup med hjem eller med i banken og ligge den i en bankboks. Dine data kan nemt være mere værd end de ting du ellers har i din boks.

4) Behold gamle backups
Det er ofte en god idé at gemme gamle backups. Dette giver mulighed for at få fat i data, som de var på et givent tidspunkt i fortiden. Dette kan være rart hvis eksempelvis en fil er blevet slettet uden at det er opdaget, eller at der er kommet en fejl ind i filen eller at den er blevet inficeret med virus. Dette er specielt et problem hvis du roterer dine medier over en uge. Hvis der opstår en fejl i en fil vil den fejlfri fil være væk efter en uge.

Endelig vil du have flere backups at vælge imellem, hvis du får brug for din backup. Eksempelvis hvis der er fejl på dine medier.

5) Test
Selv om du tager backup hver dag er der ingen sikkerhed for at din backup er i orden. Derfor er det nødvendigt at teste den ved at genskabe dataene fra din backup. De skal naturligvis ikke genskabes oven i de eksisterende data. Tænk hvis der er en fejl i dem. Selv om du omhyggeligt sørger for at tage backup er der en række ting som kan gå galt.

Backupsoftwaren fejler: Nogle gange opstår der fejl under backupprocessen uden at programmet advarer om det.

Ukomplette data: En eller anden har haft fat i backupprogrammet og fået fjernet nogle afkrydsninger så der ikke længere tages backup af alle de data du forventer der bliver taget backup af.

Kryptering: På et tidspunkt var der en som besluttede at det var en god ide at kryptere backuppen, men nu er der ingen som kender passwordet.

Gammel version: Du kan ikke genskabe en gammel backup fordi jeres backupsoftware en blevet opgraderet med en nyere version, som ikke kan læse de tidligere backups.

Medier af dårlig kvalitet: De backupmedier I har brugt mister data efter seks måneder.

Opgradering: Jeres styresystem er blevet opgraderet men en fejl gør at backupprogrammet ikke længere virker korrekt.

Dette er bare nogle få af de ting som kan gå galt uden at du opdager det. Det er derfor vigtigt at prøve at genskabe dataene.

Men kan du nu være sikker på at dataene er genskabt korrekt? Du kan prøve at kigge tilfældigt på de genskabte data, men dette giver ikke nogen sikkerhed for at alt er 100% korrekt. Heldigvis er det muligt at få nogle programmer som tjekker det der kaldes dataintegritet. Det vil sige om der 100% overensstemmelse mellem de oprindelige data og de genskabte data.

6) Sikkerhed
Hvis I er bekymret for om jeres data er sikre betyder det også at I skal passe på jeres backups. Selv en 6 måneders gammel backup i hænderne på jeres konkurrenter kan betyde store tab. Følgende kan være med til at øge sikkerheden omkring jeres backups.

Sørg for at have styr på alle backups: Lav en liste med alle backups i din organisation. Giv hver enkel backup et nummer og sørg for at have styr på dem hele tiden. Lav en rutine som betyder at det hurtigt vil blive opdaget hvis en backup mangler.

Fysisk sikkerhed: Sørg at alle backups er låset inde uanset hvor de opbevares. Hvis muligt sørg også for at backups fra diverse drev mv. ikke kan fjernes af andre end dem som er ansvarlige for tage backups. Dette er specielt et problem hvis I har sat jeres servere op til automatisk at tage backup om natten eller efter arbejdstid. En person som tilfældig kommer forbi drevet med backupbåndet siddende i, kunne komme til at tage det med sig.

Kryptering: Sørg for at alle backups er krypteret så hvis en backup bliver stjålet er det ikke muligt at læse den. I tilfælde af at en backup mangler skal du straks sørge for at alle krypteringnøgler bliver destrueret og at der bliver lavet nye, så tyven ikke kan få fat i de oprindelige nøgler.

7) Integritet
En alvorlig risiko for dine data er de små ændringer som ikke umiddelbart opdages, men som først dukker op efter en længere periode. Disse fejl vil komme med over i din backups så du ikke kan genskabe de originale korrekte data. Det er derfor vigtigt at checke integriteten af dine data, så du er sikker på at de er som du forventer at de bør være. Dette er svært at gøre manuelt, men heldigvis findes der nogle programmer, som kan hjælpe med dette. Disse laver et billede af dine filer på et givent tidspunkt. Efterfølgende kan du bede om at få et billede af hvilke filer der i mellemtiden er blevet ændret. Du kan derefter kontrollere at der ikke er sket uønsket ændringer.

Det er således vigtigt at tænke sine backuprutiner grundigt igennem og løbende at tage dem op til revision, hvis man ønsker at være på forkant med eventuelle uheld.